برون‌سپاري مديريت منابع انساني در سازمان‌هاي كوچك و متوسط

به عنوان يك مدير بايد بدانيد كه در هر شغل چه كوچك و چه بزرگ نيازمند تقسيم وظايف با كاركنان خود هستيد. دست يابي به اين هدف با تامين خدمات منابع انساني در خارج از موسسه امكان پذير خواهد بود.
درگيري‌هاي غير سازماني مشاغل، هم‌چون نظارت ناعادلانه‌ي برخي دولت‌ها و مانند آن سبب شده است تا آن‌ها به جاي به دست آوردن اطلاعات تازه با مشكلات گمراه كننده دست و پنجه نرم كنند. آمار نشان مي‌دهد كه مشاغل كوچك و متوسط در حدود 20 تا 40 درصد وقت خود را براي عمل به الزام‌هايي صرف مي‌كنند كه بزرگ‌ترين مانع بر سر توليدات آن‌هاست. مديران نمي‌توانند تنها با پرداختن به منابع انساني از پس مديريت سازمان خود برآيند.
بهترين راه حل براي از بين بردن دغدغه‌ي خدمان منابع انساني در سازمان‌ها سپردن اين وظايف به بيرون از سازمان است. با برون‌سپاري خدمات منابع انساني از درگيري‌هاي سازمان براي تامين اين خدمات كاسته مي‌شود. امروزه در كنار نياز به مديران فروش و مشاوران خدمات باتجربه، نياز به برون‌سپاري بسياري از احتياجات شركت انكارناپذير است.
اما پيش از دست به كار شدن براي استفاده از تامين‌كنندگان در بخش خدمات منابع انساني، يك بررسي دقيق در زمينه‌ي توان‌مندي‌ها، ضعف‌ها، فرصت‌ها و تهديدها انجام دهيد. ليندا فورد، مدير بخش گروه فورد در رم، مي‌گويد: از خودتان بپرسيد به كجا مي‌خواهيد برسيد؟ برون‌سپاري بخش تامين خدمات منابع انساني تا چه ميزان شما را در رسيدن به هدف ياري مي‌كند؟

از ديدگاه فورد اين خدمات ممكن است كاستي‌هايي داشته باشند:

1- بدون هدف يا راهكار باشند.

2- بدون بررسي دقيق نيازهاي سازمان انجام شوند.

3- ارتباط مناسبي با كاركنان نداشته باشند.

4- برمبناي استانداردها تنظيم نشده‌ باشند

پس از مرتب كردن نيازها، بايد از فهرست خدمات كوتاه‌مدت، اولويت‌ها را انتخاب كنيد (مانند استخدام يك كارآموز به مدت يك يا دو هفته). مي‌توانيد چند نوع از اين خدمات را با هم انجام دهيد. در انتها نيز گزارشي از كارهاي خود تهيه كنيد.

اصول منابع انساني

صورت حقوقي كاركنان ساده‌ترين نوع خدمات منابع انساني است. اگر بخش مالي سازمان خود را تامين كنندگان خارج از سازمان سپرده‌ايد، مي‌دانيد كه در اين راستا تامين‌كننده در پايان هر ماه با كسر هزينه‌ها، ماليات و ساير حساب و كتاب‌ها براي كارمندان چك مي‌كشد. قبل از امضاي چك، به دقت صورت حقوق را بخوانيد و آن را با صورت حقوقي تامين كنندگان داخلي مانند پردازش خودكار داده‌ها (www.adp.com)،مزاياي خدمات حقوقي (www.advantagepayroll.com)،پرداخت چك(www.paychex.com) و... مقايسه كنيد. حال بررسي كنيد كه هر كدام از اين آمار و ارقام در جاي درست خود قرار دارند يا نه. تمام تصميم‌هاي مربوط به استخدام و اخراج يا برنامه‌هاي مربوط به تعطيلات و مرخصي استعلاجي را بايد به درستي مرور كنيد. در بسياري موارد گاه اين تصميم‌ها به كلي فراموش مي‌شوند.
آرلن ورنون، مشاور بخش تامين خدمات منابع انساني، در موسسه‌ي ادن پرري مي‌گويد: شما به يك حساب‌رسي منابع انساني نيازمنديد. صاحبان مشاغلي كه به موسسه‌ي ما رجوع مي‌كنند، دو دسته‌اند: افرادي كه با كاركنان خود همواره مشكلات جدي دارند يا افراد فعالي كه خود را ناتوان از مديريت كاركنان مي‌پندارند.
ورنون مي‌گويد: پس از برآورد نيازهاي سازمان، من اين نيازها را در دفترچه‌اي كه پيش از اين توسط يك وكيل مطالعه شده است، يادداشت مي‌كنم. سپس توضيحات مربوط به شغل هركدام از كارمندان را نيز يادآور مي‌شوم. اين دفترچه حاوي سياست‌هاي شركت درباره‌ي خدمات سلامت و رفاه يا استخدام كارآموز و جدا شدن كاركنان است. افزون بر اين شما بايد قوانين ضد تبعيض، تامين امنيت و ... تنظيم كنيد.
جمع‌آوري چنين اطلاعاتي براي سازمان هزينه‌اي در حدود بيش از 3 هزار دلار به همراه خواهد داشت. بنابراين اگر سعي كنيد در تامين خدمات نيروي انساني از بخش بيرون از سازمان كمك بگيريد، مي‌توانيد در مراحلي در هزينه و وقت صرفه‌جويي كنيد. در بسياري از كشورها بنگاه‌‌هاي موقتي وجود دارند كه مهارت‌هاي منابع انساني ويژه عرضه مي‌كنند. براي مثال گروه آشر در روزلند، قراردادهاي حرفه‌اي منابع انساني را به مبلغ 50 تا 60 دلار براي يك ساعت كار تنظيم مي‌كند. سوزان آشر مدير اجرايي اين موسسه مي‌گويد: امروزه بسياري از مديران منابع انساني از كار بركنار مي‌شوند. پيش از استخدام افراد حرفه‌اي در پروژه‌ها، مديران بايد گزارش‌هايي كامل از تمام فعاليت‌هاي احتمالي خود تهيه كنند. به اين ترتيب، اهداف از ابتدا تعريف و هزينه‌ها برآورد مي‌شوند و شما به هيچ كس بر خلاف اين دستورالعمل مبلغي پرداخت نخواهيد كرد.‍

منابع انساني آماده‌ي كار

تريسيا نيكل، مربي نيروهاي تازه‌كار ( نيروهاي با كم‌تر از10 سال سابقه) در موسسه‌ي تحقيقاتي ولف تك، كه در زمينه‌ي فناوري در شيكاگو فعاليت مي‌كند، مي‌گويد: شركت‌هاي كوچك‌تر بيش‌تر با بهره‌گيري از راه‌هاي مخرب، دعواهاي حقوقي يا منابع ناكافي، از پاسخ‌گويي در زمينه‌ي منابع انساني مي‌گريزند. آن­ها بر اين گمان هستند که بي­توجهي به منابع انساني براي­شان سودآور است.
او مي‌گويد: من از مشاهده­ي اين همه کمبود و بي­توجهي به قوانين و اصول استخدام افراد، متحير مي­شدم.
نيکل يک پيش­نهاد توسعه­ي شغل در سطوح بالا و قراردادي با سهم­هاي 2 ميليون­ دلاري را مورد بررسي قرار داد. او مسوول بررسي اين ماموريت پيش­نهادي بود.
او مي­گويد: 5 جمله در نامه­ي پيش­نهاد قرارداد نادرست بود. به اين ترتيب شرايط مناسبِ پيش آمده از بين مي­رود و قرارداد منتفي مي­شود.
اين اتفاق و تجربه­هاي مشابه، نيکل را واداشت به دنبال شرکت­هاي ديگري باشد. شرکت Padigent. نيکل در دو سال گذشته فعاليت­هاي مثبت زيادي در اين شرکت انجام داده است. Padigent، روش مشخصي در آموزش افراد تازه­کار دارد و کارکنان خود را براي شرکت­هاي کوچک­تر حفظ مي­کند.
او مي­گويد: به نفع شرکت­هاست که به جاي صرف هزينه­ي بيش­تر و استفاده از کارمندان باتجربه و خبره از کارآموزان استفاده کنند. درست مانند استفاده از دوچرخه که به جاي اتومبيل افراد را هرچه سريع­تر به مقصد مي­رساند. ما 93 فرم الکترونيکي شامل نامه­هاي تقاضا، توافق­ها و فرم­هاي انتقال کارکنان و ... در اختيار داريم. اين روش ويژه 50هزار دلار هزينه دربردارد و اجراي کامل آن سه ماه طول مي­کشد.
يکي از مشتريان نيکل، يک شرکت ارتباطات الکترونيکي و طراحي در شيکاگو به نام پروژه­ي 36، چهار شريک دارد. در جريان تحقق اين اهداف، نيکل از اين شرکا درخواست کرد تا پاسخ­هايي به 42 سوالي که ممکن است داوطلبان جوياي کار به هنگام مصاحبه بپرسند، بدهند. شرکاي اين شرکت پاسخ­هايي بسيار متفاوت به بيش از 19 مورد از اين سوال­ها دادند. اريک لرد، رييس اين شرکت مي­گويد: هيچ کدام از اين افراد تجربه­اي در زمينه­ي منابع انساني ندارند.
از نظر لرد مهم­ترين رابطه­­ي منابع انساني و استخدام افراد در Pandigent، تاثيري است که منابع انساني بر اخراج افراد دارد! او مي­گويد: چند شرکت هستند که پس از فروش و واگذار شدن به بخش نيروي انساني پيش­رفت کرده­اند. آن­ها در حقيقت به نيروهاي آماده به کار و آموزش ديده تبديل شده­اند.

 قراردادهاي کارفرما:

شما مي­توانيد خدمات و مديريت منابع انساني را به يک سازمان پيمان­کار حرفه­اي(PEO[1]) واگذار کنيد. کارلوس رودريگز، رييس شرکت AOP Totalource يک PEO در ميامي مي­گويد: در اوايل دهه 90 چنين خدماتي تازه به وجود آمده بود، اما به خاطر قوانين فدرال و قوانين مالياتي کاري از پيش نبرد. در چنين اوضاعي، با هزينه­هاي بيمه­ي فراوان و با نيروي کار غيرماهر، PEO به عنوان يک راه ميان­بر، نظر همه را به خود جلب مي­کند.
با امضاي يک قرارداد PEO، در حقيقت شما يک رابطه­ي همکاري با کارفرماهاي ديگر به وجود مي­آوريد.

بنا به گزارش جامعه­ي ملي صنعت (www.napeo.org) تا به امروز 3 ميليون آمريکايي در اين مراودات شرکت کرده­اند، که اين ميزان با توجه به قوانين متفاوت ايالت­ها رقم قابل توجهي است. PEO، به طور گسترده به حقوق اصلي، مسووليت­ها و خطرات مي­پردازد:
ليست حقوقي
استخدام
مزايا
آموزش و پيش­رفت کارکنان
اطلاعات از دولت
انتخاب يک PEO يک تعهد کامل است. بايد قبل از امضاي قرارداد با دقت کامل، شرکت و منابع مرتبط با آن را بررسي کنيد.
رودريگز مي­گويد: هزينه­ها، حدود 2 تا 4 درصد ليست حقوق هستند.
امروزه ده­ها مرکز ارايه­ي خدمات منابع انساني وجود دارد. فقط بايد مرکز مناسب شرکت خود را پيدا کنيد و هيچ نيازي را فراموش نکنيد.
لرد مي­گويد: من پيش از اين به اهميت منابع انساني چندان واقف نبودم و فکر مي­کردم موفقيت در داشتن تعداد مشتريان بيش­تر است. اما اکنون مي­دانم هر 1 دلاري که روي منابع انساني هزينه مي­کنم، 10 برابر مي­شود.

آشنايي با نظام five s) 5S )

5 S خلاصه عبارات Seiri ( سازماندهي ), Seition ( نظم و ترتيب ), Shitsuke (انضباط), Seiso (پاكيزه سازي) و Seiketus  (استانداردسازي) مي باشد. 5 S نظامي است كه در ژاپن بصورت نهادينه مورد استفاده قرار گرفته و نتايج بسيار خوبي را براي واحدهاي صنعتي و خدماتي به ارمغان آورده است. نتايجي كه معمولاً با استفاده از اين روش حاصل مي گردد را مي توان به اختصار به پيشگيري از حوادث , كاهش وقفه كاري , كنترل عمليات توليد و افزايش بهره وري در محيط كار عنوان نمود. بطور كلي هدف نهايي 5 S پيشگيري از اتلاف است.

تجربه اي از مديريت موفق

مقدمه

شركتها، سازمانها و بنگاههاي اقتصادي امروزي در فرايند جهاني شدن ضمن روبه رو شدن با چالشهاي بي شماري مي بايد با رقباي قدرتمند رقابت كنند. از آنجايي كه رقابت پذيري، نيازمند برنامه ريزي صحيح همه‌جانبه براي استقرار سيستم هاي مديريتي به منظورارتقاي بهره وري و كيفيت محصولات و خدمات است، لازم است موسسات با شيوه هاي صحيح مديريت آشنايي كامل را داشته باشند.
مكتبها و نظريه هاي بسياري ازجمله: مكتب كلاسيك، نئوكلاسيك، تئوري اقتضايي، نظريه هاي انگيزشي، تئوري z (مديريت ژاپني)و... در علم مديريت مطرح شده است كه هريك از آنها شيوه خاصي از مديريت را به همراه خواهند داشت، وليكن چنين به نظر مي‌رسد كه ژاپن و شيوه مديريتي آن از آغاز دهه ۱۹۶۰ ميلادي به اين سو توانسته است توجه همگان را به خود جلب كند. ژاپن در دو جنگ جهاني شركت جسته، در يكي كامياب و در ديگري ناكام گشته است. برفراز خرابه ها و ويرانيهاي پس از جنگ جهاني دوم، با دگرگون كردن جهت گيري سياسي خود، در راهي تازه گام گذاشته است و با دست آويختن به نظام نوين مديريتي، فراگرد پيشرفت اجتماعي و اقتصادي را در زماني بسيار كوتاه مي پيمايد. اين كاميابي همه جهانيان را بر آن داشته است كه به بررسي دقيق اين نوع مديريت بپردازند و تجربه اي ازآن حاصل كنند.

چگونه یک مدیرعامل موفق شویم؟